Personuppgifter och dataskydd inom utbildning

Studenter och personuppgiftshantering

En stor del av universitetets medarbetare har dagligen kontakt med studenter. Det är inte enbart utbildningsadministratörer, studierektorer och lärare som kommunicerar med studenter utan även andra roller och funktioner kommer ofta i kontakt med studenter. Beroende på i vilket sammanhang och syfte du hanterar personuppgifterna behöver du i vissa fall informera den registrerade om hanteringen. Oavsett hanteringens syfte behöver du alltid rättslig grund. En avgörande faktor för hur du bör agera är om det handlar om en student, presumtiv student eller alumn.

Student, presumtiv student eller alumn?

Termen student kan betyda olika saker beroende på i vilket sammanhang den används. För medarbetare som arbetar med marknadsföring och rekrytering av nya studenter innebär ordet student presumtiv student. För en utbildningsadministratör är en student lika med en person som är registrerad i LADOK. För medarbetare som arbetar med före detta studenter handlar det om alumner. Läs mer nedan om hur du bör agera beroende på vilken kategori av studenter personuppgiftshanteringen avser.

Registrerade studenter

I samband med att studenten påbörjar sin utbildning och registreras i LADOK får studenten standardiserad information av universitetet om hur och i vilket syfte deras personuppgifter hanteras under studietiden. Du behöver alltså inte informera studenten på nytt när syftet med hanteringen av students personuppgifter faller inom ramen för students utbildning. Personuppgifter inom utbildningen behandlas normalt sett i följande situationer: 

• Antagning
• Studieadministration LADOK och lärplattformar.
• Undervisning och examination
• Studie- och karriärvägledning
• Examen

Situationer när studenten behöver informeras 

Det förekommer tillfällen då du behöver då ge studenten särskild information. Exempel på tillfällen då generell information till studenten inte räcker kan vara:

• studenten behöver pedagogiskt stöd
• studenten ansöker om bibliotekskort
• rekrytering av studentmedarbetare
• rekrytering av frivilliga ambassadörer eller faddrar
• studenten kontaktar studenthälsan

Presumtiva studenter och alumner

Arbetar du med marknadsföring, rekrytering av presumtiva studenter, eller för register med personer som är intresserade av att studera vid Lunds universitet? Då hanterar du presumtiva studenters personuppgifter. Arbetar du med nätverk och träffar för före detta studenter? Då hanterar du alumners personuppgifter. Vid hantering av båda dessa kategoriers personuppgifter behöver du informera om hanteringen.

Vilken rättslig grund ska du använda?

För all hantering av personuppgifter krävs att du har rättslig grund. Vanligvis kan vi använda den rättsliga grunden uppgift av allmänt intresse. 

Rättslig grund - medarbetarwebben
 

Vad behöver du informera om?

Du är skyldig enligt dataskyddsförordningens artikel 13 och 14 att informera den registrerade om en rad punkter.

Information till de registrerade -medarbetarwebben

Behöver dina studenter hantera personuppgifter? 

Då behöver de informera de vars personuppgifter de behandlar. På denna sida hittar du stödinformation och mallar. 

Om din student behöver hantera personuppgifter